Les documents s’accumulent dans les dossiers, les e-mails et les outils de partage. Avant de déplacer les fichiers dans un nouvel espace, il est utile de comprendre leur rôle dans le travail des équipes. Une configuration SharePoint peut ensuite s’appuyer sur ces usages plutôt que reproduire un classement devenu difficile à suivre.
Identifier les documents de travail
Listez les documents dont l’équipe a besoin pour réaliser ses tâches. Distinguez les informations en cours de préparation de celles qui servent de référence. Demandez aux utilisateurs ce qu’ils cherchent le plus souvent et où ils rencontrent des difficultés.
Définir les responsabilités
Pour chaque ensemble documentaire, précisez qui crée l’information, qui peut la modifier et qui la valide. Cette clarification est utile avant de configurer les accès : elle décrit d’abord une responsabilité de travail.
Clarifier le partage
Identifiez les équipes et les intervenants qui doivent accéder aux documents. Les besoins de consultation et de modification peuvent être différents. Le projet doit tenir compte de ces usages pour définir l’organisation et les droits adaptés.
Préparer une mise en service compréhensible
Un espace documentaire a besoin d’explications concrètes : où déposer un document, comment le retrouver et à qui adresser une question. Ces parcours peuvent servir de base aux tests et à la formation des utilisateurs.
TheWayITis propose la mise en place et la configuration de SharePoint pour centraliser les documents, structurer la collaboration et gérer les accès. Un premier échange sur vos usages permet de préparer le périmètre de la configuration.
Passer du conseil à votre situation
Un document doit pouvoir être retrouvé et partagé par les bonnes personnes. TheWayITis configure SharePoint pour centraliser vos informations et structurer la collaboration entre les équipes.
SharePoint et collaboration documentaire